Как Автоматизировать Бизнес Процессы? Основные Виды, Методы и Системы Автоматизации Бизнеса в 2024 году

Автоматизация бизнеса — это внедрение программного обеспечения, которое оптимизирует и ускоряет выполнение задач, разгружает штат компании и освобождает ресурсы. Рутинные процессы, такие как учет товаров на складе, расчет зарплаты и налогов, обработка запросов от клиентов, распределение задач через CRM, сбор данных о рекламных кампаниях, — передаются ПО. Сотрудники занимаются теми вопросами, которые невозможно решить без квалифицированного специалиста — например, общение с клиентами, разработка новых решений для производства, инновационные исследования.

Вот какие преимущества автоматизации процессов:

• экономия — затраты на внедрение автоматизации быстро окупаются;
• ускорение рабочих процессов — данные обрабатываются за несколько секунд, вручную это занимает гораздо больше времени;
• грамотное распределение ресурсов, возможность направить силы сотрудников на решение сложных задач;
• сокращение ошибок по вине человеческого фактора;
• безопасность данных, что особенно важно в условиях растущих требований к конфиденциальности;
• улучшение клиентского сервиса — система будет на связи 24/7, в то время как менеджеры и консультанты могут отвечать только в рабочее время и;
• масштабирование бизнеса и расширение сбыта;
• упрощение операций с данными — автоматический анализ, поиск неочевидных зависимостей между факторами, отсутствие риска потерять информацию.

Автоматизация позволяет повысить эффективность бизнеса, ускорить работу и снизить издержки на выполнение таких процессов. В долгосрочной перспективе она дает возможность масштабироваться и расширяться, повышать точность аналитики и прогнозов, значительно увеличивать маржинальность продукции и прибыль.

У предпринимателей, которые задумываются о внедрении технологий, часто возникает вопрос — а что вообще можно автоматизировать?

Вот какие процессы можно оптимизировать и ускорить благодаря ПО

Для многих предпринимателей процесс автоматизации бизнеса выглядит как пугающе огромное количество задач — непонятно, с чего нужно начинать и в каком порядке действовать. Нужно четко понимать, зачем вам нужна автоматизация и какой результат вы хотите получить — если внедрять технологии просто потому, что это популярно и так делают другие, с большой вероятностью деньги будут потрачены на ветер. Поэтому важно иметь четкий план действий и придерживаться его.

Не нужно придумывать, как можно автоматизировать разные процессы и «изобретать велосипед» — достаточно рассмотреть опыт других компаний. Это позволяет избегать чужих ошибок, выбирать уже проверенные решения и просто адаптировать их под себя, а не разрабатывать с нуля.

Крупные компании были первопроходцами в автоматизации бизнеса, а малый и средний бизнес начал «подтягиваться» позже и перенимать их опыт. У предпринимателей есть возможность посмотреть, как работают разные инструменты и какие результаты они приносят, а потом внедрить в свою деятельность наиболее эффективные и окупаемые решения. Сейчас среди клиентов платформы Sellty становится все больше представителей малых и средних компаний в В2В-сфере. Самые активные отрасли, которые реализуют новые технологии — это промышленность, логистика, торговля, строительство и банковское дело.

Если основываться на опыте нашего взаимодействия с представителями малого и среднего бизнеса, то наиболее распространенные запросы — это автоматизация финансовых операций: ведение бухгалтерии, начисление зарплаты, использование электронной подписи, составление и отправка отчетов для налоговой. Также компании часто оптимизируют все, что касается складского учета и логистики, систему продаж через онлайн-площадки, коммуникацию внутри компании и с клиентами

Еще одна важная область автоматизации для среднего и малого бизнеса – это оптимизация продаж для уменьшения рутинных операций и запуск онлайн-инструментов для взаимодействия с клиентами. В розничной торговле интернет-магазины используются уже давно, а вот в В2В-сфере такие инструменты только начинают набирать популярность. Среди представителей малого и среднего бизнеса растет запрос на площадки для взаимодействия с юридическими лицами. По функционалу они напоминают розничные интернет-магазины, но при этом учитывают специфику оптовых закупок в В2В.

Еще одно важное направление автоматизации малого и среднего бизнеса — это маркетинг и ведение рекламных кампаний. Есть множество инструментов, которые помогут запустить рекламу и сделать ее более эффективной — например, автоматический подбор аудитории, изменение ставки на показ объявления, поиск и отключение неэффективных креативов, подбор рекомендаций на основании интересов посетителя, колл-трекинг, анализ результатов разных компаний.

Рассмотрим несколько кейсов, как автоматизация помогла бизнесу решить проблемы и увеличить прибыль.

Завод по производству продукции из HPL-пластика, который входит в четверку крупнейших предприятий России в этой сфере, ранее он ориентировался на работу с крупными предприятиями. В 2022 году он решил расширить рынок сбыта и начать сотрудничество с малым и средним бизнесом. Это бы означало, что для работы со средним и малым сегментов компании бы пришлось нанимать новый персонал, что привело бы к дополнительным затратам.

Для того, чтобы обслуживать новый сегмент, компания решила внедрить B2B-портал на платформе Sellty — обработка заказов от малого бизнеса стала автоматической, благодаря чему снизилась нагрузка на менеджеров, а обслуживание клиентов ускорилось. Кроме этого, автоматизировали систему ценообразования — стоимость позиций на сайте обновляется в режиме реального времени, что позволило высвободить около 2,5 часов времени менеджеров ежедневно, а также 1,5 млн рублей на ФОТ в год. Освобожденное время направили на улучшение сервиса — появилась возможность общаться с каждым клиентом персонально независимо от размера его заказа. Инвестиции в автоматизацию окупились всего за 2 месяца.

Международная компания-поставщик спецодежды с широким модельным рядом и собственной логистической службой, которая отвечает за доставку, поставила задачу: автоматизировать процесс оформления маршрутных листов и усовершенствовать систему распределения нагрузки между грузовыми автомобилями. Существовала проблема: часто одни водители получали больше заказов, чем могли выполнить, в то время как другие простаивали из-за того, что товар по габаритам не влезал в их машину, маршруты составлялись на ходу и часто доставка длилась дольше, чем могла бы. Вся информация вносилась в Гугл Таблицы вручную, из-за чего часть данных терялась.

В качестве решения была предложена CRM-система для управления логистикой. С ней были синхронизированы карточки товаров — теперь объем заказа рассчитывается автоматически и направляется той машине, которая может его разместить. Также в задаче для водителя автоматически указывается адрес и подбирается оптимальный маршрут. Нагрузка распределяется между сотрудниками равномерно — если количество заказов больше, чем может выполнить персонал, есть возможность оперативно обратиться к аутсорсингу и не задерживать доставку. В результате штатные водители стали выполнять до 55 заказов в день вместо 35, а суммарное количество рейсов вместе с аутсорсингом выросло на 300%. Снизилось количество задержек и переносов доставки, улучшился клиентский сервис, выросло количество положительных отзывов.

Производитель косметики обратился с запросом: разработать площадку для оптовых покупателей. Функционал розничного интернет-магазина не мог покрыть запросы оптовиков, поэтому менеджерам приходилось работать с каждым клиентом индивидуально. Количество заказов росло, на их обработку уходило все больше времени, а задержки стали негативно влиять на повторные обращения. Нужно было создать площадку, где оптовые клиенты могли бы самостоятельно узнавать информацию о наличии и количестве товаров, оформлять и оплачивать покупку, видеть сроки доставки и текущий статус заказа.

Быстро реализовать такой ресурс помогла платформа Sellty за счет универсальности инструмента и его оптимизации под специфику бизнеса. Вся номенклатура была перенесена из основного интернет-магазина, а при добавлении новых позиций они автоматически будут загружаются и на В2В-портал. Функционал был доработан в соответствии с потребностями оптовых клиентов. В результате выручка с оптового направления выросла на 20% без расширения ФОТа и привлечения команды разработки.

При правильном подходе автоматизация бизнес-процессов всегда дает хорошие результаты: помогает компаниям масштабироваться и повышать прибыль, а затраченные средства и ресурсы на внедрение окупаются и повышают эффективность бизнеса. С каждым годом все больше представителей малых и средних предприятий понимают, что это не просто тренд, а необходимость, от которой зависит доход компании, перспективы роста и положение на рынке. Вопреки распространенному заблуждению, автоматизация — это не сложно. Вам не придется тратить много времени на перестроение работы компании и обучение сотрудников использованию нового ПО. А если ваш бизнес готов к внедрению онлайн-инструмента для B2B, то облачная платформа Sellty поможем интегрировать его с минимальными затратами времени и усилий.