Хотите посмотреть на пример B2B портала? Переходите, чтобы увидеть все его возможности
Новости и статьи Sellty

Как автоматизировать бизнес процессы? Основные виды, методы и системы автоматизации бизнеса в 2024 году


Многие представители малого и среднего бизнеса не торопятся автоматизировать рабочие процессы, считая, что это привилегия крупных компаний. Есть и те опасаются, что потеряют контроль над своим предприятием, а ошибки в автоматизированных процессах снизят эффективность работы и приведут к убыткам. Еще одна причина, которая тормозит внедрение новых технологий: миф о том, что автоматизация — это сложно.

Узнайте, что такое автоматизация бизнеса и как автоматизировать бизнес процессы. Расскажем простым языком про основные виды и методы автоматизации бизнес процессов в 2024: какая система автоматизации поможет вам сократить рутинные задачи, увеличить качество продукции или услуг и как ее внедрить.

Что такое автоматизация бизнеса

Автоматизация процессов затрагивает сразу несколько важных компонентов бизнеса
Автоматизация бизнеса — это внедрение программного обеспечения, которое оптимизирует и ускоряет выполнение задач, разгружает штат компании и освобождает ресурсы. Рутинные процессы, такие как учет товаров на складе, расчет зарплаты и налогов, обработка запросов от клиентов, распределение задач через CRM, сбор данных о рекламных кампаниях, — передаются ПО. Сотрудники занимаются теми вопросами, которые невозможно решить без квалифицированного специалиста — например, общение с клиентами, разработка новых решений для производства, инновационные исследования.

Вот какие преимущества автоматизации процессов:

  • экономия — затраты на внедрение автоматизации быстро окупаются;
  • ускорение рабочих процессов — данные обрабатываются за несколько секунд, вручную это занимает гораздо больше времени;
  • грамотное распределение ресурсов, возможность направить силы сотрудников на решение сложных задач;
  • сокращение ошибок по вине человеческого фактора;
  • безопасность данных, что особенно важно в условиях растущих требований к конфиденциальности;
  • улучшение клиентского сервиса — система будет на связи 24/7, в то время как менеджеры и консультанты могут отвечать только в рабочее время и;
  • масштабирование бизнеса и расширение сбыта;
  • упрощение операций с данными — автоматический анализ, поиск неочевидных зависимостей между факторами, отсутствие риска потерять информацию.

Автоматизация позволяет повысить эффективность бизнеса, ускорить работу и снизить издержки на выполнение таких процессов. В долгосрочной перспективе она дает возможность масштабироваться и расширяться, повышать точность аналитики и прогнозов, значительно увеличивать маржинальность продукции и прибыль.

Основные виды автоматизации бизнеса

У предпринимателей, которые задумываются о внедрении технологий, часто возникает вопрос — а что вообще можно автоматизировать?

Вот какие процессы можно оптимизировать и ускорить благодаря ПО
Шесть основных видов автоматизации бизнеса
  • продажи и клиентский сервис - сбор и хранение данных о клиентах, автоматическая рассылка писем и уведомлений, подбор рекомендаций и персонализированных предложений, взаимодействие с клиентами и обработка заказов через сайт;
  • маркетинг - e-mail-рассылка, управление маркетинговыми и PR-кампаниями, анализ эффективности рекламных источников;
  • управление персоналом и HR - сортировка резюме и подбор персонала, ведение документации по найму и увольнению, учет рабочего времени, обучение и развитие, подсчет показателей труда сотрудников и оплаты;
  • производство и снабжение - управление производственными процессами и оборудованием, складскими запасами и поставками, логистика, мониторинг качества продукции;
  • финансы - бухгалтерские операции, налоговый учет, финансовое планирование, обработка платежей, управление банковскими счетами, учета расходов и доходов, расчет заработной платы сотрудников компании;
  • контент и SEO — использование ИИ для создания контента и генерации идей, сбор семантического ядра, автоматическое заполнение мета-тегов, анализ качества сайта и автоматическое внесение нужных изменений, например, удаление дублей страниц.

С чего начать автоматизацию бизнеса

Для многих предпринимателей процесс автоматизации бизнеса выглядит как пугающе огромное количество задач — непонятно, с чего нужно начинать и в каком порядке действовать. Нужно четко понимать, зачем вам нужна автоматизация и какой результат вы хотите получить — если внедрять технологии просто потому, что это популярно и так делают другие, с большой вероятностью деньги будут потрачены на ветер. Поэтому важно иметь четкий план действий и придерживаться его.
С чего начать процесс автоматизации: четыре первых шага
  1. Постановка цели. Перед началом работы проанализируйте, какие проблемы есть у вашего бизнеса и как их можно решить. Например, на обработку и подтверждение мелких заказов в интернет-магазине уходит много времени, из-за этого затягивается цикл сделки — платформа делает этот процесс автоматическим, а значит, улучшается клиентский сервис и растет лояльность аудитории. Автоматизировать все и сразу не нужно — сначала нужно закрыть основные проблемы, а потом заниматься более мелкими процессами.
  2. Подготовка сотрудников. Часто бывает так, что персонал настороженно относится к внедрению технологий: некоторые не хотят осваивать новые программы и перестраивать налаженные процессы, другие боятся, что технологии заменят их полностью. Поэтому важно объяснить все преимущества нововведений: каждый должен понимать, как изменится его работа, какие задачи он будет выполнять и какая от этого будет выгода для сотрудника и для бизнеса в целом.
  3. Выбор инструментов. Очень важно правильно выбрать платформу для автоматизации, которая будет соответствовать потребностям вашего бизнеса. Можно разрабатывать собственную CRM под свою компанию, но это долго, дорого и в большинстве случае не нужно — результат не будет оправдывать усилия и вложения. Поэтому лучше найти готовое решение, которое можно будет адаптировать под свою специфику бизнеса.
  4. Поиск партнера. Хороший и надежный поставщик услуг должен иметь опыт в автоматизации вашей сферы бизнеса и понимать его специфику. Перед началом работы обязательно пообщайтесь со специалистами, которые будут работать над вашим проектом, ознакомьтесь с реальными кейсами и отзывами других клиентов.

Система автоматизации бизнес-процессов

Не нужно придумывать, как можно автоматизировать разные процессы и «изобретать велосипед» — достаточно рассмотреть опыт других компаний. Это позволяет избегать чужих ошибок, выбирать уже проверенные решения и просто адаптировать их под себя, а не разрабатывать с нуля.

Опыт компаний малого и среднего бизнеса

Крупные компании были первопроходцами в автоматизации бизнеса, а малый и средний бизнес начал «подтягиваться» позже и перенимать их опыт. У предпринимателей есть возможность посмотреть, как работают разные инструменты и какие результаты они приносят, а потом внедрить в свою деятельность наиболее эффективные и окупаемые решения. Сейчас среди клиентов платформы Sellty становится все больше представителей малых и средних компаний в В2В-сфере. Самые активные отрасли, которые реализуют новые технологии — это промышленность, логистика, торговля, строительство и банковское дело.
Процессы, которые компании хотят автоматизировать в первую очередь
Если основываться на опыте нашего взаимодействия с представителями малого и среднего бизнеса, то наиболее распространенные запросы — это автоматизация финансовых операций: ведение бухгалтерии, начисление зарплаты, использование электронной подписи, составление и отправка отчетов для налоговой. Также компании часто оптимизируют все, что касается складского учета и логистики, систему продаж через онлайн-площадки, коммуникацию внутри компании и с клиентами

Еще одна важная область автоматизации для среднего и малого бизнеса – это оптимизация продаж для уменьшения рутинных операций и запуск онлайн-инструментов для взаимодействия с клиентами. В розничной торговле интернет-магазины используются уже давно, а вот в В2В-сфере такие инструменты только начинают набирать популярность. Среди представителей малого и среднего бизнеса растет запрос на площадки для взаимодействия с юридическими лицами. По функционалу они напоминают розничные интернет-магазины, но при этом учитывают специфику оптовых закупок в В2В.

Еще одно важное направление автоматизации малого и среднего бизнеса — это маркетинг и ведение рекламных кампаний. Есть множество инструментов, которые помогут запустить рекламу и сделать ее более эффективной — например, автоматический подбор аудитории, изменение ставки на показ объявления, поиск и отключение неэффективных креативов, подбор рекомендаций на основании интересов посетителя, колл-трекинг, анализ результатов разных компаний.

Кейсы успешной автоматизации

Рассмотрим несколько кейсов, как автоматизация помогла бизнесу решить проблемы и увеличить прибыль.

Автоматизация работы с малым и средним бизнесом. Кейс завода Sloplast

Sloplast – крупнейший в России завод по производству слоистого пластика
Завод по производству продукции из HPL-пластика, который входит в четверку крупнейших предприятий России в этой сфере, ранее он ориентировался на работу с крупными предприятиями. В 2022 году он решил расширить рынок сбыта и начать сотрудничество с малым и средним бизнесом. Это бы означало, что для работы со средним и малым сегментов компании бы пришлось нанимать новый персонал, что привело бы к дополнительным затратам.

Для того, чтобы обслуживать новый сегмент, компания решила внедрить B2B-портал на платформе Sellty — обработка заказов от малого бизнеса стала автоматической, благодаря чему снизилась нагрузка на менеджеров, а обслуживание клиентов ускорилось. Кроме этого, автоматизировали систему ценообразования — стоимость позиций на сайте обновляется в режиме реального времени, что позволило высвободить около 2,5 часов времени менеджеров ежедневно, а также 1,5 млн рублей на ФОТ в год. Освобожденное время направили на улучшение сервиса — появилась возможность общаться с каждым клиентом персонально независимо от размера его заказа. Инвестиции в автоматизацию окупились всего за 2 месяца.

Автоматизация логистика. Кейс поставщика одежды

Международная компания-поставщик спецодежды с широким модельным рядом и собственной логистической службой, которая отвечает за доставку, поставила задачу: автоматизировать процесс оформления маршрутных листов и усовершенствовать систему распределения нагрузки между грузовыми автомобилями. Существовала проблема: часто одни водители получали больше заказов, чем могли выполнить, в то время как другие простаивали из-за того, что товар по габаритам не влезал в их машину, маршруты составлялись на ходу и часто доставка длилась дольше, чем могла бы. Вся информация вносилась в Гугл Таблицы вручную, из-за чего часть данных терялась.

В качестве решения была предложена CRM-система для управления логистикой. С ней были синхронизированы карточки товаров — теперь объем заказа рассчитывается автоматически и направляется той машине, которая может его разместить. Также в задаче для водителя автоматически указывается адрес и подбирается оптимальный маршрут. Нагрузка распределяется между сотрудниками равномерно — если количество заказов больше, чем может выполнить персонал, есть возможность оперативно обратиться к аутсорсингу и не задерживать доставку. В результате штатные водители стали выполнять до 55 заказов в день вместо 35, а суммарное количество рейсов вместе с аутсорсингом выросло на 300%. Снизилось количество задержек и переносов доставки, улучшился клиентский сервис, выросло количество положительных отзывов.

Автоматизация работы с оптовыми клиентами. Кейс Veselova Beauty

Storyderm – один из брендов в ассортименте Veselova Beauty
Производитель косметики обратился с запросом: разработать площадку для оптовых покупателей. Функционал розничного интернет-магазина не мог покрыть запросы оптовиков, поэтому менеджерам приходилось работать с каждым клиентом индивидуально. Количество заказов росло, на их обработку уходило все больше времени, а задержки стали негативно влиять на повторные обращения. Нужно было создать площадку, где оптовые клиенты могли бы самостоятельно узнавать информацию о наличии и количестве товаров, оформлять и оплачивать покупку, видеть сроки доставки и текущий статус заказа.

Быстро реализовать такой ресурс помогла платформа Sellty за счет универсальности инструмента и его оптимизации под специфику бизнеса. Вся номенклатура была перенесена из основного интернет-магазина, а при добавлении новых позиций они автоматически будут загружаются и на В2В-портал. Функционал был доработан в соответствии с потребностями оптовых клиентов. В результате выручка с оптового направления выросла на 20% без расширения ФОТа и привлечения команды разработки.
При правильном подходе автоматизация бизнес-процессов всегда дает хорошие результаты: помогает компаниям масштабироваться и повышать прибыль, а затраченные средства и ресурсы на внедрение окупаются и повышают эффективность бизнеса. С каждым годом все больше представителей малых и средних предприятий понимают, что это не просто тренд, а необходимость, от которой зависит доход компании, перспективы роста и положение на рынке. Вопреки распространенному заблуждению, автоматизация — это не сложно. Вам не придется тратить много времени на перестроение работы компании и обучение сотрудников использованию нового ПО. А если ваш бизнес готов к внедрению онлайн-инструмента для B2B, то облачная платформа Sellty поможем интегрировать его с минимальными затратами времени и усилий.
Статьи